Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (Human Resource Information System )

Setiap perusahaan besar pastilah memiliki sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS. Walaupun demikian nampaknya manajemen puncak kurang menekankan HRIS.
Namun, peraturan pemerintah yang bertujuan memastikan persamaan dalam praktek personil perusahaan, mendesak manajemen puncak untuk memberikan perhatian yang layak pada HRIS. Menikmati status yang baru, HRIS mulai bermigrasi dari SI ke SDM, dengan memanfaatkan teknologi computer mikro.
HRIS telah melalui jalan yang panjang pada decade yang alu, dan banyak eksekutif yang sekarag memandangnya sama berharga dengan system informasi fungsional lain.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Tiap perusahaan memiliki system untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem manajemen sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).
Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

Fungsi Sumber Daya Manusia

Fungsi sumber daya manusia memiliki empat kegiatan utama :
• Perekrutan dan Penerimaan.( recruitment and hiring).
• Pendidikan dan Pelatihan.
• Manajemen Data.
• Penhentian dan Administrasi Tunjangan.

Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Model HRIS meliputi tiga subsistem input :
• SIA (Sistem Informasi Akuntansi).
Menyediakan data personil yang berkaitan dengan keuangan.
• Penelitian Sumber Daya Manusia.
Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh :
- Penelitian Suksesi (succession study).
- Analisis dan evaluasi jabatan (job analysis and evaluation).
- Penelitian keluhangrievance studies)
• Inteligen Sumber Daya Manusia.
Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari
lingkungan perusahaan yang meliputi :
- Inteligen Pemerintah
- Inteligen Pemasok
- Inteligen Serikat Pekerja
- Inteligen Masyarakat global
- Inteligen masyarakat Keuangan
- Inteligen Pesaing


Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.

Model HRIS meliputi enam subsistem output yaitu :
• Subsistem Perencanaan Kerja.
• Subsistem Perekrutan
• Subsistem Manajemen Angkatan Kerja.
• Subsistem Tunjangan.
• Subsistem Benefit.
• Subsistem Pelapor Lingkungan.

HRD (HUMAN RESOURCE DEPARTMENT)
HRD atau yang sering dipanjangkan menjadi Human Resources Department, bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Kami percaya bahwa pengelolaan dari sumber daya manusia yang ideal dalam organisasi memiliki 8 aspek/pilar; dimulai dari :
Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development), Compensation and Benefit (Compensation and Benefit), Manajemen Kinerja (Performance Management), Perencanaan Karir (Career Planning), Hubungan Karyawan (Employee Relations), Separation Management, dan Personnel Administration and HRIS.

Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.

Seleksi dan rekrutmen bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Kami percaya, agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat), maka biasanya fungsi ini sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari psikotest, interview, skill test, referensi maupun assessment center.
Training dan development memiliki fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal. Menurut survey DDI mengenai Leadership Forecast 2005|2006, beberapa metode pengembangan yang populer saat ini adalah on-the-job training dan coaching disusul training.
Compensation and Benefit berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.
Penilaian kinerja merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan.
Performance management bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang harus dicapai oleh organisasi. Saat ini kami melihat berbagai strategi/metode/sistem penilaian kinerja, namun kami percaya bahwa tanpa eksekusi yang efektif maka strategi/metode/sistem yang sudah disusun akan menjadi sia-sia. Strategi penilaian kinerja yang ideal menurut kami harus dapat menjawab perkalian berikut ini:
Strategic Business Focus x Cascading Accountabilities x High Quality Interactions x Ensured Sustainability = Strategy Realized
Career Planning bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).
Employee Relation Management biasanya juga berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.
Separation Management adalah fungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi bayak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).
Personnel Administration yang biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.

PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Sebuah organisasi, baik sektor swasta yang berorientasi profit, sektor publik dengan orientasi benefit atau organisasi apapun, sangatlah berkepentingan terhadap tercapainya visi organisasi. Segala daya upaya akan diperdayakan, setiap elemen organisasi harus memberikan kontribusinya demi tercapainya visi organisasi yang dicita-citakan bersama. Yang dimaksud elemen adalah unit organisasi terbawah hingga unit organisasi pada level top, atau individu pada level terbawah hingga individu level teratas, semuanya bahu membahu, focus, terus memantau perjalanan organisasi, agar lurus, tidak melenceng menuju suatu titik yaitu visi organisasi. Sebuah organisasi yang asal jalan, tidak tahu pasti tujuannya adalah sebuah kesia-siaan. Hal tersebut analog dengan seorang manusia yang tidak tahu maksud dihadirkannya ke dunia serta tidak tahu akhir perjalanan yang ditujunya. Organisasi yang efektif dan efisien dalam mencapai tujuannya harus dikelola secara profesional. Pengelolaan organisasi yang profesional akan membentuk budaya organisasi yang profesionai pula, sebaliknya organisasi yang seadanya dan sekedar amatiran, tanpa pemikiran yang mendalam, sistematis, serta strategis, akan menghasilkan budaya organisasi yang seadanya dan efektifitas pencapaian tujuan organisasi yang kurang baik.Hal ini dapat dilihat dari (1) pencapaian tujuan yang dapat menyimpang dan tidak sesuai dengan visi, misi, dan tujuan, serta (2) target waktu yang lamban, malahan bisa menimbulkan kebobrokan dan kebangkrutan. Secara berkala, manajemen harus melakukan evaluasi atas performance organisasi, sehingga bila terjadi arah yang ditempuh organisasi, tidak sesuai dengan visi yang telah disepakati, manajemen dapat segera melakukan koreksi ataupun pengendalian. Dengan demikian baik top management, middle management maupun lower management secara bersama-sama perlu mewaspadai corporate destination, sehingga performansi organisasi dapat terkendali dan terjaga sesuai dengan yang diinginkan. Dalam rangka mencapai visi organisasi, seluruh perangkat organisasi yang dimotori oleh pimpinan membuat strategi dan taktikanalisa lapangan yang dilanjutkan dengan perancanaan tugas lapangan, working plan meliputi langkah-langkah kerja, jadwal yang di dalam organisasi sering disebut sebagai Plan, Do, Check, Action (PDCA) atau Planning, Organizing, Actuiting, Controling (POAC). serta Bagi sebuah organisasi tercapainya visi adalah tanggungjawab seluruh elemen organisasi, namun porsi terbesar adalah tanggungjawab para pemimpinnya. Tercapainya visi tersebut ditentukan oleh banyak faktor, namun utamanya adalah pada sumber daya manusianya. Pada suatu organisasi faktor produksi terdiri dari sumber daya manusia, sumber daya material, sumber daya mesin, sumber daya uang, sumber daya konseptual (informasi). Pengelolaan sumber daya-sumber daya tersebut dalam rangka tercapainya visi/tujuan organisasi. Namun demikian pengelolaan sumber daya manusia adalah berbeda dengan pengelolaan sumber daya lainnya. Manusia adalah sumber daya yang kompleks. Tidak berlebihan bilamana pengelolaan organisasi, pada hakekatnya adalah pengelolaan sumber daya manusia. Human resources (sumber daya manusia), adalah faktor produksi yang kompleks, apabila dibandingkan dengan factor produksi lainnya. Manusia memiliki, kemauan, keinginan, cita-cita, emosi. Tidaklah demikian dengan sumber daya lainnya. Dalam rangka pengelolaan sumber daya manusia, salah satu teori yang dapat dijadikan acuan atau sekedar sebuah pertimbangan dalam pengelolaan faktor sumber daya manusia adalah teori “Kepuasan kerja”. (1)Pengertian kepuasan kerja Seseorang yang tingkat kepuasan kerjanya tinggi akan memiliki sikap positif terhadap pekerjaannya. Kepuasan kerja akan membuat seseorang menjaga komitmen organisasi, pro aktif terhadap kepentingan organisasi, membela dan menjaga nama baik organisasi. Sebaliknya, jika seseorang tidak puas terhadap pekerjaannya akan memiliki sikap negatif terhadap pekerjaannya, tidak perduli dengan komitmen organisasi, apatis, dan melakukan kesibukan yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan yang harus dilakukan. Kepuasan kerja (Job Satisfaction) dimaksudkan adalah keadaan emosional karyawan di mana terjadi atau tidak terjadi titik temu antara nilai balas jasa kerja yang diterima karyawan dari perusahaan atau organisasi dengan tingkat nilai balas jasa yang memang diinginkan oleh karyawan yang bersangkutan. Kepuasan kerja berkaitan erat dengan keadaan emosional yang menyenangkan dan tidak menyenangkan dari cara pandang karyawan terhadap pekerjaannya dan mencerminkan perasaan seseorang terhadap pekerjaannya. Ini tampak pada sikap positif atau negatif karyawan terhadap pekerjaan dan segala sesuatu yang dihadapi di lingkungan kerjanya. Para pimpinan hendaknya harus senantiasa memonitor kepuasan kerja pegawai/karyawan, karena hal ini dapat mempengaruhi tingkat absensi, perputaran/turn over tenaga kerja, semangat kerja, keluhan-keluhan, dan masalah-masalah personalia vital lainnya. Pada akhirnya hal tersebut akan mengganggu tercapainya visi organisasi. Apabila organisasi memperhatikan dan dapat memberikan kepuasan karyawan, maka dalam diri karyawan yang bersangkutan akan mempunyai perasaan senang dan gembira lahir batin dalam menghadapi pekerjaan dan lingkungan kerjanya. Semakin banyak aspek dalam pekerjaan yang sesuai dengan keinginan karyawan, maka akan semakin tinggi tingkat kepuasan kerja karyawan tersebut. Semua ini akan mendorong/meningkatkan integritas, komitmen organisasi, prestasi kerja maksimal, dan penciptaan kontribusi terhadap pencapaian visi menjadi nyata Teori kepuasan kerja Untuk membahas kepuasan kerja beberapa teori telah diajukan untuk menyatakan mengapa seseorang menyenangi pekerjaannya sehingga karyawan dapat berprestasi dengan baik, yang akan bermanfaat untuk kedua belah pihak, baik karyawan itu sendiri maupun organisasi. Teori kepuasan kerja yang dipelopori oleh Porter (1961) adalah Discrepancy Theory. Kepuasan atau ketidakpuasan yang dirasakan oleh individu merupakan hasil dari suatu perbandingan yang dilakukan oleh pegawai/karyawan terhadap berbagai hal yang mudah diperoleh dari pekerjaannya dan yang menjadi harapannya. Kepuasan akan dirasakan oleh individu tersebut bila perbedaan atau kesenjangan antara standar individu pribadi dengan apa yang diperoleh dari pekerjaan kecil. Sebaliknya, ketidakpuasan akan dirasakan oleh individu apabila perbedaan atau kesenjangan antara standar pribadi individu dengan apa yang diperoleh dari pekerjaan besar. Theory Discrepancy menekankan bahwa kepuasan orang dalam bekerja ditengarai oleh dekatnya jarak antara harapan dan kenyataan, yaitu kenyataan yang didapat sesuai dengan harapannya. beberapa faktor kebutuhan dan keinginan pegawai, yakni: gaji yang baik, pekerjaan yang aman, rekan sekerja yang kompak, penghargaan terhadap pekerjaan, kesempatan untuk maju, pimpinan yang adil dan bijaksana, pengarahan dan perintah yang wajar, dan organisasi atau tempat kerja yang dihargai oleh masyarakat.

Makalah tentang HRIS

1.1 Latar Belakang

Seiring berkembangnya kemajuan teknologi informasi sekarang ini memicu dunia usaha untuk turut menerapkan iptek dalam perusahaan atau organisasi mereka. Perkembangan teknologi informasi sudah merambah seluruh bidang, tidak hanya bidang komunikasi dan elektronik saja seperti yang sudah terjadi beberapa decade ini, tetapi juga menyangkut bagaimana suatu informasi dapat diperoleh dan disajikan secara cepat dan akurat sesuai dengan kebutuhan pemakai.
Salah satu sistem yang sekarang banyak dikembangkan kearah teknologi informasi ialah system informasi manajemen. Sistem informasi manajemen dalam penggunaannya di perusahaan industri biasanya terdapat di bagian pemasaran, manufaktur dan keuangan. Namun akhir-akhir ini sudah mulai dikembangkan juga sistem informasi sumber daya manusia atau human resource information system (HRIS).
Sistem informasi sumber daya manusia merupakan sistem konseptual yang digunakan dalam mengelola personil dalam suatu perusahaan besar. Sistem ini mempunyai beberapa sub sistem antara lain : Sistem Kompensasi, Sistem Pelaporan Lingkungan dan lain sebagainya. Pada penyusunan Tugas Akhir ini akan diteliti mengenai sub sistem kompensasi yang mencakup aplikasi: kehadiran, penggajian dan insentif bonus. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan studi kasus pada PT. United Waru Biscuits Manufactory.
Dari penelitian di lapangan, selama ini sistem absensi dan penggajian masih dilakukan secara manual. Sehingga belum ada suatu sistem yang baik untuk mengkoordinasikan sistem absen yang terkait dengan sistem gaji. Oleh sebab itu pada penelitian tugas ini akan dicoba untuk membuat perancangan sistem penggajian dengan menggunakan sistem informasi berbasis komputer. Dengan adanya sistem absensi dan penggajian yang menyatu kedua sistem ini diharapkan masalah-masalah yang timbul ini dapat diatasi sehingga aktivitas produksi perusahaan dapat berjalan baik dan lancar.

1.2 Permasalahan
- Perusahaan ingin mengalihkan sistem pengajian yang muncul ke sistem komputerisasi
- Pada sistem manual belum terdapat integrasi yang menyeluruh antara sistem absensi dan sistem penggajian sehingga membebani personalia dalam melakukan perhitungan gaji terutama dalam memasukkan data absen para karyawan.
- Meskipun dalam proses perhitungan gaji sudah menggunakan komputer tapi dalam masih sederhana. Pada sistem yang ada sekarang, pproses perhitungan jam hadir, jam lembur, sakit,, ijin, keterlambatan dalam kaitannya dengan perhitungan gaji belum sepenuhnya dilakukan oleh komputer.
- Beberapa laporan gaji tidak dapat sampai ke bagian keuangan tepat waktu karena masih dikerjakan secara manual oleh tenaga manusia.
- Penanganan data karyawan manual masih menggunakan bentuk arsip-arsip kertas.

1.3 Ruang Lingkup Pembahasan
- perancangan sistem informasi sumber daya manusia ini lebih difokuskan pada sistem penggajian termasuk didalam aplikasi kehadiran dan insentif bonus.
- Pembahasan hanya dilakukan pada karyawan bagian ppoduksi dan yang kerja di pabrik (karyawan harian)
- Software yang digunakan adalah Borland Delphi 6 dan menggunakan database Ms. Access

1.4 Tujuan
- menghasilkan software sisteem penggajian yang diharapkan dapat memperlancar perusahaan untuk dapat berkembang ke arah manajemen kerja yang baik.
- Menambah wawasan tentang sistem informasi manajemen dan penerapannya pada perusahaan yang bersangkutan

1.5 Tinjauan Pustaka
selama ini PT United Waru Biscuits Manuufactory masih menggunakan sistem penggajian yang sederhana. Untuk kehadiran misalnnya, masih menggunakan mesin check-clock. Tergolong masih manual dan belum dilakukan secara elektronik. Begitu pula uuntuk perhitungan gaji, walaupun sudah menggunakan sisteem komputer namun belum terorganisir dengan baik. Ini dikarenakan sistem yang sudah ada masih beelum menggunakan Sistem Mannajemen Basis Data (DBMS) sehingga tidak ada pengintegrasian data dan tidak tercapainya independensi data.
Disini penulis melihat perlunya suatu sistem yang lebih modern dan lebih baik sehingga semua data dapat diakses dengan mudah dan sewaktu-waktu. Ooleh karena itu penulis mencoba untuk merancang suatu sistem database yang lebih baik dari sistem yang terdahulu, agar pihak perusahaan dapat merasakan dampak positif dari pengggunaan iptek. Perancangan sistem penggajian ini menggunakan teknik-teknik dasar database yang telah diajarkan pada saat perkuliahan.
Dalam perancangan sistem perlu adanya penggunaan bagaimana sistem ini bekerja, disini penulis menggunakan moodel Data Flow Diagram (DFD). DFD adalah suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk simbol untuk menggambarkan bagaimanna data mengalir melalui suatu prroses yang saling berkaitan.
DFD Level O mendefinisikan proses-proses utama dasi sisteem. DFD Level O untuk sistem absensi dan penggajian PT United Waru Biscuits Manufactory terlihat pada gambar diatas

Gambar 1.1. DFD Level O
Pada DFD Level O diatas, terdapat 4 buah External Entity (kesatuan luar) yaitu karyawan, personalia, bagin keuangan dan kasir. Sedangkan proses utamanya adalah sistem absensi dan penggajian. Pertama-tama arus data dari karyawan berupa kartu masuk. Kartu masuk ini nantinya akan diolah menjadi data absen. Data absen digunakan personalia untuk menghitung gaji karyawan, dan nantinya akan dicetak menjadi laporan daftar gaji yang nantinya diserahkan ke bagian keuangan untuk dilakukan evaluasi dan pemberian paraf. Apabila telah diparaf maka kasir akan mengeluarkan gaji dan slip gaji, yang kemudian akan diberikan kepada karyawan.

1.6 Metodologi Penelitian
Metode penelitian yang dilakukan dalam proses pembuatan Tugas Akhir adalah sebagai berikut:
a. Pengumpulan data
metode pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis adalah:
- observasi ke perusahaan yaitu dengan cara datang dan mengamati secara langsung dokumen, prosedur dan pengendalian sistem absensi dan ppengupahan perusahaan diikuti dengan tanya jawab dengan pihak-pihak yang bertanggung jawab langsung atas pelaksanaan di lapangan seperti manajer bagian produksi dan bagian personalia
- studi Kepustakaan, penulis memakai sejumlah literatur sebagai dasar dalam mennemukan data-data yang diperlukan untuk mendukung pembahasan dalam tugas akhir. Disamping itu literatur juga membantu mempermudah pemahaman mendasar atas proses pengolah data dan penyelesaian masalah.
b. melakukan perencanaan dan desain program
pada tahap ini dilakukan pendesainan dalam database, yang meliputi:
- rancang Data Flow Diagram (DFD)
- rancang Entity Relationship Diagram (ERD)
- struktur Database yang digunakan
- srtuktur menu program
c. Pembuatan Program
Pada tahap ini, struktur database yang telah direncanakan diterapkan dalam pembuatan program.
d. Pengujian Program
pada tahap ini dilakukan pengjuian terhadap program sistem informasi sumber daya manusia ini apakah proses manipulasi data dapat dilakukan dengan mudah dan akurat sesuai dengan yang diinginkan oleh user.
e. Kesimpulan dan Penyusuna Laporan

1.7 Sistematika Penulisan
Dalam sub ini diuraikan isi dari laporan tugas akhir secara keseluruhan.
Adapun sistematika penyusunan laporan sebagai berikut:
Bab 1 : Pendahuluan
Bab ini berisikan uraian yang meliputi latar belakang, permasalahan, tujuan dari pelaksanaan tugas akhir ini, serta ruang lingkup pembahasan. Pada metodologi penelitian diuraikan langkah-langkah yang dilakukan pada pengerjaan tugas akhir ini.
Bab 2 : Landasan Teori
Bab ini berisikan teori-teori dasar yang digunakan untuk penyusunan dan perancangan tugas akhir. Diantaranya teori dasar mengenai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, Sistem Informasi Manajemen, dan teori dasar Database
Bab 3 : Struktur Organisasi dan Sistem Perusahaan
Bab ini membahas tentang sejarah singkat dan struktur organisasi perusahaan, serta sistem kerja yang berlaku dalam perusahaan sehubungan dengan perancangan program.
Bab 4 : Perancangan Sistem Program
Bab ini membahas rancangan basis data dengan menggunakan 2 metode yaitu DFD (Data Flow Diagram) dan ERD (entity Relationship Diagram), rancangan struktur data, dan perancangan program.
Bab 5 : Penggunaan dan Pengujian Program
Bab ini membahas srtuktur menu yang dikerjakan, penjelasan tentang tampilan program dan bagian-bagian yang akan dihasilkan dari pengoperasian program serta pengujian program
Bab 6 : Kesimpulan dan Saran
Bab ini merupakan bab terakhir dari laporan yang meliputi kesimpulan dari pelaksanaan tugas akhir ini dan saran yang dapat diberikan penulis kepada pihak perusahaan

Rancangan Sistem Informasi SDM UGM

RANCANGAN SISTEM INFORMASI
SUMBER DAYA MANUSIA
UNIVERSITAS GADJAH MADA



I. KELUARAN PROGRAM :
Sistem informasi Sumber Daya Manusia memiliki kemampuan sebagai berikut:
1. Menampilkan Profil Sumber Daya Manusia di UGM yang meliputi:
• Data Pejabat Struktural Seluruh Universitas.
• Data Kelompok Keahlian SDM (ahli sistem informasi, ahli manajemen, ahli akutansi, ahli politik luar negeri, ahli penyakit dalam, dsb)
• Data Kualifikasi SDM: profesor, doktor, master, sarjana, dsb.
• Data personal SDM: nama, NIP, tempat/tanggal lahir, foto, alamat, telp., emergency call, jenis pegawai (tetap/honorer/kontrak, dll), unit kerja, dsb.
• Data pangkat/jabatan
• Data pendidikan dan kursus yang pernah diikuti
• Data riset-riset & publikasi ilmiah yang pernah dikerjakan
• Data proyek-proyek yang telah dilakukan
• Data keluarga
• Data kesehatan
• Data status pegawai (aktif/tugas belajar DN/tugas belajar LN/non-aktif, dll)

2. Sistem Informasi SDM memiliki fasilitas “searching” untuk menampilkan informasi SDM sesuai keinginan pengguna.

3. Dalam batas-batas tertentu, Sistem Informasi SDM dapat diakses oleh masyarakat umum pengguna Internet.



II. PENGGUNA PROGRAM :
Sistem informasi ini dapat melayani berbagai kriteria pengguna (multi user) dengan hak akses yang berbeda. Kelompok pengguna tsb adalah sebagai berikut:
• Rektorat : dapat mengakses semua data
• Dekanat: dapat mengakses data fakultas terkait
• Ka Jurusan: dapat mengakses data jurusan terkait
• Ka unit lain: dapat mengakses data unit terkait
• SDM yang bersangkutan
• Masyarakat umum; informasi yang dapat diakses terbatas pada:
 PEJABAT STRUKTURAL UNIVERSITAS
 INFORMASI PERSONAL SDM
 KELOMPOK KEAHLIAN
 KUALIFIKASI SDM

III. KEAMANAN PROGRAM :
1. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ini berjalan pada sistem operasi LINUX dengan database MySQL yang relatif murah, namun handal menangani keamanan akses data pada jaringan komputer.
2. Kecuali masyarakat umum, setiap pengguna yang akan mengakses data memerlukan pasword yang sesuai dengan pengguna tsb.
3. Sistem ini dilengkapi log file data pengguna yang terkoneksi ke database yang mampu merekam informasi sbb:
• Nama pengguna,
• Lokasi IP Address pengguna,
• Hari, tanggal, jam, menit, & detik,
• Durasi akses data,
• Apa yang dilakukan
Data-data tersebut diperlukan untuk mendeteksi dan melacak hacker yang mencoba merusak sistem.
4. Sistem ini juga dilengkapi fasilitas BACK-UP database yang diperlukan jika terjadi kerusakan data.


IV. KEUNGGULAN
Keunggulan sistem informasi ini meliputi:
• Tersedianya data SDM UGM secara cepat, akurat, dan terpadu.
• Perangkat lunak yang digunakan menggunakan LINUX dan MySQL yang relatif murah dan mudah didapat.
• Dibuat oleh SDM milik UGM sendiri yang telah mengetahui atribut-atribut SDM UGM sehingga dapat menghindarkan kesalahan yang mendasar. Disamping itu, sistem informasi ini dapat dikembangkan sendiri oleh SDM UGM sesuai dengan tuntutan kebutuhan di masa yang akan datang.


V. KELEMAHAN
Kelemahan sistem informasi ini meliputi:
• Perangkat lunak yang digunakan tidak mendukung untuk pengelolaan data yang sangat besar (ratusan ribu pegawai). Hal ini dapat diatasi dengan menggunakan database yang lebih baik, misalnya ORACLE. Kendalanya harga database Oracle masih sangat mahal.
• Diperlukan pelatihan khusus untuk menggunakan sistem baru. Di samping itu diperlukan seorang pengelola (admin) sistem informasi yang memiliki kemampuan hardware dan software jaringan komputer.


SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
UNIVERSITAS GADJAH MADA


Informasi untuk masyarakat umum:
• PEJABAT STRUKTURAL UNIVERSITAS
• INFORMASI PERSONAL SDM
• KELOMPOK KEAHLIAN
• KUALIFIKASI SDM

Informasi khusus internal UGM ditambah:
• PANGKAT/JABATAN
• PENDIDIKAN DAN KURSUS
• PENELITIAN & PUBLIKASI ILMIAH
• PROYEK-PROYEK
• DATA KELUARGA
• RIWAYAT KESEHATAN
• STATUS PEGAWAI

Informasi di atas dapat ditampilkan menurut masing-masing personal SDM, atau menggunakan fasilitas “Searching”.